Selbstorganisation: Erst messen, dann planen

Bevor man ein System einführt, misst man eine Woche lang, wohin die Zeit tatsächlich geht. Fünf Tage genügen, notiert wird in Blöcken von 30 Minuten. Fast jeder überschätzt dabei die konzentrierte Arbeitszeit und unterschätzt die Zahl der Unterbrechungen. Ohne diese Messung optimiert man ein Problem, das man nicht kennt.

Was Aufgabenwechsel kosten

Der teuerste Posten ist selten die Aufgabe selbst, sondern der Wechsel zwischen Aufgaben. Nach einer Unterbrechung dauert es messbar, bis die ursprüngliche Konzentration wieder erreicht ist; in Untersuchungen zu Wissensarbeit liegen die Angaben je nach Aufgabe im Bereich mehrerer Minuten je Wechsel. Bei 20 Unterbrechungen am Tag summiert sich das auf eine Größenordnung, die kein Werkzeug wieder einspielt.

Die praktische Folge ist unspektakulär: Benachrichtigungen abschalten, das Postfach zwei- bis dreimal am Tag zu festen Zeiten öffnen und für eine zusammenhängende Aufgabe einen Block von 60 bis 90 Minuten reservieren.

Planen in Blöcken statt in Listen

Eine Aufgabenliste sagt, was zu tun ist, aber nicht, wann. Deshalb wachsen Listen und Kalender bleiben leer. Wirksamer ist, die drei wichtigsten Aufgaben der Woche als Termine in den Kalender zu setzen, mit realistischer Dauer. Die Faustregel dafür lautet: geschätzte Dauer mal 1,5. Wer diesen Aufschlag weglässt, plant eine Woche, die nur bei störungsfreiem Verlauf funktioniert, und solche Wochen gibt es nicht.

Die Zwei-Minuten-Regel und ihre Grenze

Was in unter zwei Minuten erledigt ist, wird sofort erledigt statt notiert. Die Regel funktioniert, solange sie nicht zur Ausrede wird, den ganzen Vormittag mit Kleinkram zu füllen. Sinnvoll ist sie beim Sortieren des Posteingangs, nicht während eines Konzentrationsblocks. Alles, was länger dauert, bekommt entweder einen Termin oder wandert auf eine Liste mit Datum.

Warum Multitasking teuer ist

Gleichzeitiges Arbeiten an zwei anspruchsvollen Aufgaben gibt es nicht, es gibt nur schnelles Umschalten. Jeder Umschaltvorgang kostet Aufmerksamkeit und erhöht die Fehlerquote. Besonders teuer ist die Kombination aus Schreiben und Kommunizieren: Ein Text, der mit offenem Postfach entsteht, braucht regelmäßig ein Vielfaches der Zeit und wird schlechter. Wer eine anspruchsvolle Aufgabe hat, schaltet für 60 Minuten alles ab und beantwortet danach in 15 Minuten, was aufgelaufen ist.

Pausen sind Teil der Arbeitszeit

Das Arbeitszeitgesetz schreibt bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vor, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Diese Pausen lassen sich in Abschnitte von mindestens 15 Minuten teilen. Der praktische Punkt dahinter ist kein juristischer: Konzentration folgt einem Rhythmus, und nach etwa 90 Minuten fällt die Leistung messbar ab. Fünf Minuten aufstehen, ans Fenster gehen und den Blick auf die Ferne stellen, wirken dabei mehr als eine Pause am selben Bildschirm. Wer den Vormittag in zwei Blöcke zu 90 Minuten mit einer kurzen Pause dazwischen teilt, erledigt regelmäßig mehr als in drei Stunden am Stück.

Der wöchentliche Durchgang

Einmal je Woche, 20 Minuten, immer am selben Tag: alle offenen Punkte zusammentragen, erledigte streichen, die drei wichtigsten für die kommende Woche festlegen und als Termine eintragen. Danach der Blick auf den Kalender der Folgewoche, um Vorbereitungszeiten zu erkennen. Dieser Durchgang ist der einzige Teil, der nicht ausfallen darf, weil ohne ihn jedes System innerhalb von zwei bis drei Wochen zerfällt. Wer ihn an einen festen Termin koppelt, etwa den Freitagnachmittag, hält ihn deutlich zuverlässiger durch als bei freier Terminwahl.

Häufige Fragen

Quellen

• Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung: Arbeitsgestaltung
• Techniker Krankenkasse: Stress am Arbeitsplatz
• Gesundheitsinformation.de des IQWiG

Redaktioneller Beitrag der Lokalredaktion. Das Titelbild ist ein mit KI erzeugtes Symbolbild. Angaben zu Preisen, Fristen und Öffnungszeiten ohne Gewähr.